Guida DAM

Tutto quello che ti serve per gestire il tuo Digital Asset Management

Introduzione

Il DAM (Digital Asset Management) è il sistema che ti permette di organizzare, gestire e condividere tutti i file digitali della tua azienda: immagini, video, documenti, audio e molto altro.

Come amministratore puoi:

• Caricare e organizzare file in cartelle
• Invitare collaboratori e clienti
• Decidere chi può vedere cosa tramite i permessi
• Creare un'interfaccia personalizzata (embed) per i tuoi utenti esterni
• Gestire contenuti in più lingue

File e Cartelle

Navigare nel DAM

Clicca su Asset nel menu laterale per accedere ai tuoi file. Vedrai le cartelle nella parte superiore e i file in quella inferiore.

Per entrare in una cartella fai doppio clic su di essa. Il percorso corrente è sempre visibile nella barra di navigazione in alto (es. Home → Catalogo → Foto).

Per tornare indietro puoi cliccare su una cartella nel percorso oppure usare il pulsante ← Indietro.

Creare cartelle

Caricare file

Hai due modi per caricare i file:

Metodo 1 - Pulsante Upload:

1. Clicca il pulsante Upload in alto a destra
2. Seleziona uno o più file dal tuo computer
3. Attendi il completamento del caricamento

Metodo 2 - Trascina e rilascia:

1. Trascina i file direttamente dal tuo computer nella finestra del browser
2. Rilasciali nell'area indicata

I file vengono sempre caricati nella cartella che stai visualizzando in quel momento.

Modificare file

Per modificare le informazioni di un file:

1. Clicca sul file per selezionarlo
2. Si aprirà il pannello dettagli sulla destra
3. Modifica le informazioni che desideri:
   • Titolo: il nome visualizzato del file
   • Descrizione: informazioni aggiuntive
   • Categorie/Tag: per organizzare meglio i contenuti
   • Stato: attivo (visibile) o bozza (nascosto)
4. Clicca Salva per confermare

Spostare elementi

Puoi spostare file e cartelle in tre modi:

Trascina e rilascia: Trascina l'elemento sopra la cartella di destinazione.

Menu contestuale: Clicca con il tasto destro sull'elemento, seleziona "Sposta" e scegli la destinazione.

Selezione multipla: Seleziona più elementi usando i checkbox, poi clicca "Sposta" nella barra delle azioni che appare in basso.

Eliminare elementi

1. Clicca con il tasto destro sul file o sulla cartella
2. Seleziona Elimina
3. Conferma l'eliminazione

Filtri e ricerca

Nella parte superiore della pagina Asset trovi diversi filtri per trovare rapidamente i file:

• Stato: mostra tutti i file, solo gli attivi o solo le bozze
• Tipo: filtra per tipo di file (immagini, video, audio, documenti)
• Categoria/Tag: filtra per le tassonomie che hai creato
• Ricerca: cerca per nome file

Puoi anche cambiare la visualizzazione tra Griglia (miniature grandi, ideale per le immagini) e Lista (vista compatta con più dettagli).

Utenti e Gruppi

Invitare utenti

Per aggiungere un nuovo utente alla tua azienda:

L'utente riceverà un'email con le istruzioni per accedere. Se l'utente ha già un account nel sistema (perché è stato invitato da un'altra azienda), verrà semplicemente aggiunto alla tua azienda senza dover creare un nuovo account.

Creare gruppi

I gruppi ti permettono di organizzare gli utenti e assegnare permessi in modo più efficiente. Ad esempio puoi creare gruppi come "Marketing", "Fornitori", "Stampa", "Clienti VIP".

1. Nella sezione Utenti, clicca sulla tab Gruppi
2. Clicca + Nuovo gruppo
3. Inserisci nome e descrizione
4. Clicca Crea

Per aggiungere utenti a un gruppo, clicca sul gruppo, poi su "+ Aggiungi membri" e seleziona gli utenti.

Ruoli e privilegi

Permessi

Come funzionano i permessi

I permessi controllano chi può vedere quali file e cartelle:

• Gli Admin vedono sempre tutto, non hanno bisogno di permessi
• Gli Utenti vedono solo ciò che è stato loro esplicitamente permesso
• I permessi possono essere assegnati a singoli utenti o a interi gruppi
• I permessi su una cartella si applicano automaticamente a tutto il suo contenuto

Assegnare permessi

Esempi pratici

Esempio 1: Vuoi che il gruppo "Marketing" veda solo la cartella "Catalogo 2024".

1. Vai sulla cartella "Catalogo 2024"
2. Tasto destro → Permessi
3. Aggiungi permesso → Gruppo "Marketing" → Consenti
4. Salva

Ora tutti gli utenti del gruppo Marketing vedranno solo quella cartella.

Esempio 2: Vuoi nascondere una cartella riservata a un utente specifico, anche se fa parte di un gruppo che ha accesso.

1. Vai sulla cartella riservata
2. Tasto destro → Permessi
3. Aggiungi permesso → Utente specifico → Nega
4. Salva

Quell'utente non vedrà la cartella anche se il suo gruppo ce l'ha.

Embed

Cos'è l'embed

L'embed è un'interfaccia semplificata del DAM che puoi integrare nel tuo sito web o condividere con utenti esterni. È pensata per chi deve solo consultare e scaricare file, senza le funzioni di gestione.

Puoi configurarlo in due modalità:

Personalizzare l'embed

Vai su Personalizzazione dal menu utente (in alto a destra) per configurare l'aspetto dell'embed:

Aspetto visivo:

• Colore primario (pulsanti e link)
• Colore di sfondo
• Colore del testo
• Font e dimensioni
• Dimensione delle miniature

Funzionalità attivabili:

• Navigazione cartelle: permette di spostarsi tra le cartelle
• Ricerca: barra per cercare i file
• Filtri: filtri laterali per tipo, categoria, ecc.
• Download: pulsante per scaricare i file
• Preferiti: possibilità di salvare file preferiti
• Anteprima: lightbox per visualizzare immagini e video

Integrare nel sito

Dopo aver personalizzato l'embed, clicca su Genera codice per ottenere il codice da inserire nel tuo sito:

<iframe
    src="https://dam.tuodominio.it/embed.php?token=xxx"
    width="100%"
    height="600"
    frameborder="0">
</iframe>

Copia questo codice e incollalo nella pagina del tuo sito dove vuoi mostrare il DAM.

Gestione Lingue

Attivare lingue aggiuntive

Il DAM supporta contenuti in più lingue. Per attivare nuove lingue:

1. Vai su Impostazioni (icona ingranaggio in alto a destra)
2. Clicca sulla tab Lingue
3. Attiva le lingue che ti servono (es. Inglese, Francese, Tedesco)
4. Imposta la lingua predefinita
5. Salva

Tradurre contenuti

Una volta attivate le lingue aggiuntive, puoi tradurre:

Titoli e descrizioni dei file:

1. Seleziona un file per aprire il pannello dettagli
2. Vedrai una tab per ogni lingua attiva
3. Inserisci titolo e descrizione in ogni lingua
4. Salva

Visibilità per lingua: Puoi anche decidere che un file sia visibile solo in alcune lingue. Ad esempio, un documento legale italiano può essere visibile solo per chi usa l'interfaccia in italiano.

Nella sezione "Visibilità lingue" del pannello dettagli, seleziona le lingue in cui il file deve apparire. Se non selezioni nulla, il file è visibile in tutte le lingue.

Impostazioni

Dati aziendali

Nella tab Dati Aziendali delle impostazioni puoi configurare:

• Nome azienda: come appare nell'interfaccia
• Logo: il logo che appare nell'header
• Email mittente: l'indirizzo da cui vengono inviate le email di sistema

Tassonomie e tag

Le tassonomie ti permettono di categorizzare i file in modo strutturato.

Creare una tassonomia:

1. Nella sidebar, sezione "Tassonomie", clicca sul +
2. Inserisci il nome (es. "Categoria prodotto", "Stagione", "Marchio")
3. Aggiungi i termini (es. per "Stagione": Primavera, Estate, Autunno, Inverno)

Tag: Nella tab "Tag" delle impostazioni puoi creare tag semplici con nome e colore. I tag sono meno strutturati delle tassonomie ma più flessibili.

Form di accesso

I form di accesso ti permettono di creare pagine di login/registrazione personalizzate per diversi gruppi di utenti.

1. Vai su Impostazioni → tab Form Accesso
2. Clicca + Nuovo form
3. Configura:
   • Nome: identificativo del form
   • Abilita registrazione: permetti a nuovi utenti di registrarsi
   • Gruppo predefinito: in quale gruppo vengono inseriti i nuovi utenti
   • Destinazione: dove reindirizzare dopo il login (interfaccia standard, embed, o un URL personalizzato)

Ogni form ha un link univoco che puoi condividere con i tuoi utenti.

DAM - Digital Asset Management
Guida per Amministratori - Versione 1.0